「個人面談の日に予定が入ってしまった……」
「先生に日程変更をお願いしたいけれど、何と書けばいい？」
小学校の個人面談は、仕事や家庭の予定などで、どうしても指定された日時に行けないことがあります。
そんなときは、都合がつかないことを簡潔に伝え、別の日程を相談する書き方にすれば大丈夫です。
この記事では、個人面談の日程変更をお願いするときに、そのまま使える連絡帳の文例を状況別に紹介します。
まずはこれでOK！個人面談の日程変更をお願いする文例
理由を詳しく説明する必要がない場合は、次の文章で十分伝わります。
【基本の文例】
個人面談の日程についてご相談があります。
〇月〇日は都合がつかないため、別の日に変更していただくことは可能でしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
まずは「指定された日には難しい」ということを伝え、そのうえで変更できるか相談すればOKです。
短く伝えたいときの連絡帳文例
連絡帳のスペースが限られている場合は、短くまとめても問題ありません。
個人面談についてですが、〇月〇日は都合がつかないため、日程を変更していただくことは可能でしょうか。
よろしくお願いいたします。
さらに簡潔にするなら
個人面談の日程についてご相談です。
〇月〇日は都合が悪いため、別日への変更をお願いできますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
仕事の都合で個人面談に行けない場合
仕事の予定が入っている場合は、「仕事の都合」と簡単に伝えるだけでも大丈夫です。
個人面談の日程についてご相談があります。
仕事の都合で〇月〇日の面談に伺うことが難しい状況です。
可能でしたら、別の日程に変更していただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
仕事が休めないことを簡潔に伝える場合
仕事の都合により、〇月〇日の個人面談に伺うことができません。
別の日程でご相談させていただくことは可能でしょうか。
よろしくお願いいたします。
家庭の都合で日程変更をお願いする場合
家庭の予定や事情がある場合は、細かな内容まで説明する必要はありません。
家庭の都合により、〇月〇日の個人面談に伺うことが難しくなりました。
可能でしたら、別の日程に変更していただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
「家庭の都合」とだけ書いても、日程変更の相談として十分伝わります。
候補日をこちらから伝える場合
先生に日程を調整してもらうとき、こちらの都合がつく日がわかっているなら、候補日をいくつか伝えるとスムーズです。
個人面談の日程についてご相談があります。
〇月〇日は都合がつかないため、変更をお願いできますでしょうか。
〇月〇日、〇月〇日でしたら都合がつきます。
ご都合のよい日時がありましたら、お願いいたします。
候補日を複数出す場合
〇月〇日の個人面談に伺うことが難しいため、日程変更をお願いできればと思います。
〇月〇日、〇月〇日、〇月〇日のいずれかでしたら伺えます。
ご都合のよい日時でご調整いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
候補日を出す場合も、学校から指定された面談時間帯などがある場合は、その範囲に合わせましょう。
急に予定が入ってしまった場合
個人面談の日が近くなってから都合が悪くなった場合は、急な変更になることへのお詫びを一言添えると丁寧です。
急なご連絡となり申し訳ありません。
〇月〇日の個人面談ですが、都合がつかなくなってしまいました。
可能でしたら、別の日程に変更していただけますでしょうか。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
面談の日程を一度変更した後、さらに変更したい場合
一度決めた日時を変更してもらう場合は、より丁寧にお願いすると伝わりやすくなります。
先日は個人面談の日程をご調整いただき、ありがとうございました。
大変申し訳ありませんが、〇月〇日に伺うことが難しくなってしまいました。
再度、日程を変更していただくことは可能でしょうか。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。よろしくお願いいたします。
夫婦のどちらかしか参加できない場合
夫婦で参加する予定だったものの、どちらか一人しか参加できなくなった場合は、必ずしも面談そのものの日程変更が必要とは限りません。
学校への確認が必要な場合は、次のように相談できます。
〇月〇日の個人面談についてですが、当日は母のみ参加する予定です。
父は都合がつかないため、母一人での参加でもよろしいでしょうか。
よろしくお願いいたします。
学校から参加者について指定がある場合は、その案内を優先してください。
オンライン・電話など別の方法を相談したい場合
学校の対応が可能かどうかを確認したい場合は、別の方法について相談する書き方もできます。
〇月〇日の個人面談に伺うことが難しいため、ご相談があります。
別日への変更、または可能であれば電話等での面談に変更していただくことはできますでしょうか。
ご都合のよい方法をご指定いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
オンラインや電話での対応ができるかどうかは学校によって異なるため、まずは相談してみましょう。
個人面談の日程変更で使いやすい言葉
| 伝えたいこと | 使いやすい表現 |
|---|---|
| 都合が悪い | 都合がつかないため |
| 変更したい | 別の日程に変更していただけますでしょうか |
| 相談したい | 日程についてご相談があります |
| 急な変更 | 急なご連絡となり申し訳ありません |
| 先生に任せたい | ご都合のよい日時でご調整いただけますと幸いです |
個人面談の日程変更で大切なのは「変更したい」と明確に書くこと
「〇月〇日は都合が悪いです」だけでは、先生がどう対応すればよいのか迷うことがあります。
そのため、「別の日程に変更できるか相談したい」というところまで書いておくと、用件が伝わりやすくなります。
伝える順番はこの3つでOK
- 個人面談の日程について相談する
- 指定された日が難しいことを伝える
- 別日への変更をお願いする
こんな書き方は避けたほうが安心
「無理です」だけで終わる
避けたい例
〇月〇日は無理です。
別の日にしてください。
内容は伝わりますが、少し直接的な印象になりやすい表現です。
「都合がつかないため」「変更していただけますでしょうか」などにすると、お願いとして自然です。
理由を長く説明しすぎる
日程変更の理由は、学校から詳しい説明を求められていなければ、簡潔で構いません。
これくらいで十分
仕事の都合で〇月〇日の個人面談に伺うことが難しいため、別日への変更をお願いできますでしょうか。
先生に確認された場合は、そのときに必要な範囲で説明すれば大丈夫です。
個人面談の日程変更についてよくある質問
Q. 日程変更の理由は詳しく書く必要がありますか？
学校から指定がなければ、「仕事の都合」「家庭の都合」など、簡単な理由で伝えられる場合があります。
大切なのは、理由を詳しく書くことよりも、指定された日時に参加できないことと、変更を希望していることを明確に伝えることです。
Q. 候補日は何日くらい伝えればいいですか？
都合のつく日が複数あるなら、2～3日程度の候補を伝えると調整しやすくなります。
ただし、学校側から候補日を提示する場合もあるため、無理にこちらから決める必要はありません。
Q. 面談の日が明日なのですが、変更をお願いしても大丈夫ですか？
急な変更になった場合でも、都合がつかないのであれば、できるだけ早く学校へ連絡しましょう。
連絡帳以外に学校指定の連絡方法がある場合は、そちらを利用してください。
Q. 仕事があることを先生に細かく説明したくありません
詳しい事情まで書く必要がない場合は、「都合がつかないため」「家庭の都合により」など、簡潔に伝えることもできます。
〇月〇日の個人面談は都合がつかないため、別日への変更をお願いできますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
まとめ｜個人面談の日程変更は丁寧に「別日を相談したい」と伝えればOK
個人面談の日程変更をお願いするときは、難しい文章を考える必要はありません。
「指定された日は都合がつかない」→「別の日に変更したい」という2点が伝われば大丈夫です。
迷ったらこの文でOK
個人面談の日程についてご相談があります。
〇月〇日は都合がつかないため、別の日に変更していただくことは可能でしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
仕事や家庭の予定などで変更が必要になったら、できるだけ早めに学校へ相談してみましょう。
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